Bedankt dat u gebruik maakt van het Ticketingsysteem. Het podiumhuis maakt voor haar werking gebruik van digitale toepassingen. Voor een aantal van die toepassingen gebruikt uw podiumhuis het Digitaal Podium van Cultuurconnect. Het Ticketingsysteem maakt deel uit van het Digitaal Podium. Binnen het Ticketingsysteem worden uw persoonsgegevens verwerkt.
Gegevensbescherming nemen wij heel ernstig. Wij baseren ons daarbij op de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of GDPR).
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens in het kader van het Ticketingsysteem.
Door het Ticketingsysteem te gebruiken, geeft u informatie door die toelaat om u als persoon te identificeren. Deze Privacyverklaring geeft gedetailleerde informatie over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u aan om dit document aandachtig door te lezen.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten die via het Ticketingsysteem aangeboden worden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere systemen en bronnen die verbonden zijn met het Ticketingsysteem.
Wie gebruik maakt van het Ticketingsysteem aanvaardt deze Privacyverklaring.
Cultuurconnect vzw is een organisatie van de Vlaamse overheid. Ze wil openbare bibliotheken en podiumhuizen ondersteunen en begeleiden in het scherp stellen en waarmaken van hun doelen in de digitale samenleving. Met het Ticketingsysteem wil Cultuurconnect innovatie, samenwerking en schaalvergroting voor de podiumhuizen realiseren, zodat de podiumhuizen aan u als gebruiker een meer efficiënte en kwalitatieve dienstverlening kunnen bieden.
Cultuurconnect vzw
Priemstraat 51, 1000 Brussel
Ondernemingsnummer: 0629.858.909
De Data Protection Officer (DPO) van Cultuurconnect kan worden bereikt via bovenstaand adres (t.a.v. Data Protection Officer), of via dpo@cultuurconnect.be.
Het Ticketingsysteem omvat een hedendaagse en performante box office en een online verkoopsflow voor diensten zoals tickets opzoeken, ruilen, terugbetalingen, omboekingen.
Cultuurconnect wil het Ticketingsysteem efficiënt, relevant en up to date houden en zal indien nodig of wenselijk ontwikkelingen en/of koppelingen met andere systemen tot stand brengen, onder meer met het oog op:
het aangepast houden van de dienstverlening aan actuele (technologische) ontwikkelingen en tendensen,
bovenlokale culturele doeleinden,
de verdere innovatie van het Vlaamse of lokale cultuurbeleid,
wijzigingen in het wet- en regelgevend kader.
Cultuurconnect zal hierbij als verwerkingsverantwoordelijke steeds alle passende maatregelen nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens.
Om u haar diensten te kunnen aanbieden, moet uw podiumhuis via het Ticketingsysteem uw persoonsgegevens kunnen inzien, gebruiken, wijzigen, opslaan, .... Anders kan zij u bijvoorbeeld niet registreren als aankoper, kan zij geen terugbetalingen of omboekingen doen, etc.
Met dat doel is tussen Cultuurconnect en uw podiumhuis een overeenkomst gesloten. Hierin is vastgelegd wat uw podiumhuis kan doen met de gegevens die u in het kader van het Ticketingsysteem hebt verstrekt.
Een van de speerpunten van het ticketingsysteem is het faciliteren van samenwerkingen tussen podiumhuizen. Om die reden groeperen de podiumhuizen zich in een (samenwerkings)cluster en maken ze als cluster gebruik van het ticketingsysteem. Dit impliceert dus dat bepaalde klantgegevens gedeeld (kunnen) worden tussen de verschillende podiumhuizen van eenzelfde cluster (Lees hierover meer onder punt 7 “Samenwerking tussen podiumhuizen”). De podiumhuizen van de cluster “Zuidwest” zijn:
Een aantal zaken vallen onder de verantwoordelijkheid van uw podiumhuis zelf. Uw podiumhuis kan er namelijk zelf voor kiezen om aanvullende diensten te verlenen (zoals bijvoorbeeld online betalen). Indien uw podiumhuis dit doet, dan dient zij als verwerkingsverantwoordelijke u de nodige informatie te verstrekken in verband met de impact van de aanvullende diensten op uw privacy.
Op het moment dat u een online profiel aanmaakt of een ticket koopt worden een aantal persoonsgegevens opgevraagd. Indien uw profiel reeds bestaat bij één van de deelnemende huizen binnen de cluster (zie hieronder 7 “Samenwerking tussen podiumhuizen”) hoeft u deze gegevens niet nogmaals in te geven en kan u gewoon inloggen.
Ook in een aantal andere gevallen worden een aantal persoonsgegevens verzameld (zie hiervoor hieronder 6 “Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden”).
Uw gegevens worden bijgehouden en verwerkt voor volgende doeleinden:
De verwerking van uw persoonsgegevens is gestoeld op de volgende wettelijke verwerkingsgronden:
Verwerkingen ikv identificatie en autorisatiedoeleinden, functionele (communicatie)doeleinden en beheerdoeleinden
-- De verwerking van persoonsgegevens ingevolge het aangaan van een relatie met een podiumhuis (om tickets te kunnen aankopen), en dus ook de verwerking in het kader van het ticketingsysteem, gebeurt op basis van de overeenkomst die ontstaat naar aanleiding van die aankooprelatie. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om aan de klanten de noodzakelijke diensten te kunnen leveren in het kader van de ticketaankoop.
Verwerkingen ikv loggingdoeleinden
-- Verwerkingen ikv loggingdoeleinden gebeuren op basis van het gerechtvaardigd belang van Cultuurconnect en de podiumhuizen.
-- Betrouwbare loggegevens zijn essentieel om podiumhuizen en Cultuurconnect nieuwe inzichten te geven in de brede podiumhuiswerking in functie van vernieuwing en verbetering van de digitale podiumhuisdiensten voor de klanten
-- Bij het gebruik van het ticketingsysteem kunnen een aantal anonieme of geaggregeerde gegevens worden opgeslagen via cookies. Voor de niet-noodzakelijke cookies gebeurt dat enkel op basis van uw expliciete toestemming, via actieve opt-in (zie hierover ook de Cookieverklaring in de footer van de ticketing website).
Verwerkingen ikv analytische doeleinden
-- Verdere verwerking met het oog op statistische doeleinden is een met de oorspronkelijke doeleinden verenigbare verwerking (zie art. 89 AVG; zie ook de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018). Verwerkingen voor statistische doeleinden gebeuren op gepseudonimiseerde wijze.
-- Betrouwbare statistische gegevens zijn essentieel om podiumhuizen en Cultuurconnect nieuwe inzichten te geven in de brede podiumhuiswerking in functie van vernieuwing en verbetering van de podiumhuisdiensten voor de eindgebruikers.
Verwerkingen ikv direct marketing doeleinden
-- Op basis van expliciete toestemming via een actieve opt-in.
Delen van klantgegevens tussen podiumhuizen van eenzelfde samenwerkingscluster
-- Zie hierover meer onder 7 “Samenwerking tussen podiumhuizen”
-- Het delen van klantgegevens is een met de oorspronkelijke verwerking verenigbare verwerking, mede gestoeld op het gerechtvaardigd belang van Cultuurconnect (als verwerkingsverantwoordelijke en inrichter van het systeem) en de podiumhuizen van een cluster om nauwer te gaan samenwerken op basis van het Ticketingsysteem.
Alle gegevens die in het kader van het gebruik van het Ticketingsysteem verzameld worden, worden gehost op een externe locatie binnen de EU in functie van effectief beheer van het systeem door de IT-leverancier.
Uw gegevens worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit nodig is voor de beoogde verwerking (zie hierboven: rol van uw podiumhuis, rol van IT-leverancier van het systeem). Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.
Uw persoonsgegevens worden bijgehouden tot maximaal vijf jaar nadat de klantrelatie beëindigd is, op voorwaarde dat er geen openstaande transacties of kosten zijn. Een klantrelatie ontstaat indien
Na verloop van deze bewaartermijn worden gegevens automatisch verwijderd uit het systeem. Als een podiumhuis niet langer aangesloten is op Digitaal Podium, dan worden uw persoonsgegevens uit het systeem verwijderd (tenzij u ook klant bent bij een ander podiumhuis van dezelfde cluster, zie ook onder, 7 ).
Een van de speerpunten van het Ticketingsysteem is het faciliteren van samenwerkingen tussen podiumhuizen. Om die reden groeperen de podiumhuizen zich in een (samenwerkings)cluster en maken ze als cluster gebruik van het Ticketingsysteem. Op die manier kunnen de podiumhuizen van eenzelfde cluster samen tickets verkopen, tickets verkopen voor andere huizen van de cluster, samen een gezamenlijke business logica opbouwen, een gedeelde webshop voeren met 1 login, een gezamenlijke communicatie voeren, etc. Dit biedt dus heel wat opportuniteiten en efficiëntiewinsten voor de podiumhuizen, maar moet vooral ook de bezoekerservaring van de klanten verbeteren. Zo kan een klant op een gebruiksvriendelijkere manier over een veel breder aanbod beschikken.
Om dit doel te kunnen realiseren, is het Ticketingsysteem als volgt ingericht:
Er geldt voor de hele cluster een centraal bezoekersbestand, één centrale plek voor het beheren en aanpassen van data. Zo komt elke klant maar één keer voor in het Ticketingsysteem, waardoor de persoonsgegevens van de klanten makkelijk kunnen worden hergebruikt en makkelijk up to date te houden zijn (bv. de wijziging van het e-mailadres van een bezoeker geldt meteen voor alle podiumhuizen waar de bezoeker klant is), zonder dat medewerkers of klanten van podiumhuizen hiervoor in verschillende systemen of databases hoeven in te loggen. Een dergelijk centraal klantenbestand is noodzakelijk als podiumhuizen nauwer willen gaan samenwerken.
Een bevoegde medewerker van een podiumhuis kan gericht klanten opzoeken in het ticketingsysteem, niet enkel klanten van het eigen podiumhuis, maar ook klanten van gelijk welk podiumhuis van de cluster. Zo kan de verkoopsflow sneller, efficiënter en gebruiksvriendelijker gemaakt worden (bv. de gegevens van een bezoeker die al klant is in een ander podiumhuis hoeven niet opnieuw te worden geregistreerd), en wordt vermeden dat de centrale database ‘vervuild’ wordt door dubbele invoer, foutief ingegeven data, etc.
Er wordt een resem technische, organisatorische en juridische maatregelen genomen om de impact op de privacy van de klanten te beperken, waaronder:
Technische setup van het klantenbestand:
podiumhuizen kunnen op geen enkele manier toegang hebben tot persoonsgegevens van klanten van podiumhuizen die tot een andere cluster behoren;
podiumhuizen kunnen slechts toegang hebben tot een beperkt aantal data van klanten van andere podiumhuizen die behoren tot dezelfde cluster (zie onder, data minimization).
Technische setup van de zoekfunctie:
enkel via gericht zoeken kunnen daartoe bevoegde medewerkers (met expliciete toegangsrechten) toegang hebben tot persoonsgegevens van een klant van andere podiumhuizen van dezelfde cluster;
er kunnen geen exports gemaakt worden van lijsten van klanten van andere podiumhuizen van dezelfde cluster (tenzij een event gedeeld wordt tussen podiumhuizen van dezelfde cluster, cfr. coproductie).
Data minimization: bevoegde medewerkers van een podiumhuis kunnen enkel toegang hebben tot de profielgegevens van klanten van andere podiumhuizen van dezelfde cluster. Bevoegde medewerkers kunnen andere persoonsgegevens (tags, toestemmingen (opt in), reserveringen en transacties) enkel zien van de eigen klanten.
Need to know: enkel bevoegde medewerkers van podiumhuizen mogen toegang hebben tot de zoekfunctie (login op naam) en het is verboden voor die medewerkers om zoekopdrachten te lanceren, tenzij op vraag van de klant bvb. in het kader van een verkoopsflow.
U hebt altijd het recht om de door u meegedeelde persoonsgegevens (onder de voorwaarden vermeld in de AVG)
op te vragen en in te kijken (art. 15 AVG), of over te dragen (art. 20 AVG); u kan in dat kader een volledige export van uw persoonsgegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat verkrijgen;
te (laten) wijzigen of vervolledigen (art. 16 AVG);
te (laten) schrappen (art. 17 AVG).
Dit kan met betrekking tot één of meerdere van de hierboven vermelde doeleinden.
U kan ook vragen om volledig te worden verwijderd uit alle databases. U wordt dan ‘vergeten’ en op geen enkele manier nog gecontacteerd.
U kan bovenstaande rechten uitoefenen (deels) via uw account, of volledig aan de balie van uw podiumhuis, mits u uw identiteit bewijst.
Daarnaast heeft u steeds het recht om
Beperking van de verwerking te vragen (art. 18 AVG);
Bezwaar te maken tegen de verwerking (art. 21 AVG).
U kan uw rechten ook uitoefenen door een eenvoudig verzoek te mailen naar dpo@cultuurconnect.be. Wij vragen u hierbij wel uw identiteit te bewijzen.
Vermeld in uw verzoek steeds:
Binnen een maand na ontvangst van het verzoek (behoudens verlenging van deze termijn, overeenkomstig art. 12 AVG) zal u informatie verstrekt worden over het gevolg dat aan uw verzoek gegeven is.
Cultuurconnect neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens en om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit ervan te garanderen.
Met de IT-leverancier van het Ticketingsysteem is een verwerkersovereenkomst afgesloten op basis van de systematiek van de "referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze verwerker is gevestigd binnen de EU, is er contractueel toe verbonden het privacybeleid van Cultuurconnect strikt te respecteren, en handelt enkel op instructie van Cultuurconnect.
Iedereen die namens Cultuurconnect, uw podiumhuis, of de hierboven genoemde verwerker geautoriseerd is om toegang te hebben tot uw persoonsgegevens is voldoende geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy, en gebonden aan geheimhouding van die informatie.
We springen zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens en houden die beveiligd bij.
Het verspreid geraken van uw persoonsgegevens door gegevensdiefstal of datalekken kan geen aanleiding geven tot schadeclaims ten aanzien van ons, tenzij wij vastgesteld in gebreke gebleven zijn om een adequaat beveiligingsniveau te verstrekken.
Heeft u ondanks onze voorzorgsmaatregelen toch klachten over ons gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact met dpo@cultuurconnect.be.
Meer informatie over klachtenprocedures vindt u op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie en de Gegevensbeschermingsautoriteit
Deze Privacyverklaring kan wijzigen. Wij passen de regels en voorwaarden aan om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met uw persoonsgegevens om te gaan. De laatste aanpassing dateert van 10 januari 2023.